La partecipazione alle sedute pubbliche di gara

Una volta consegnato il plico contenente l’offerta, l’iter per l’aggiudicazione dell’appalto prosegue con le sedute di gara nella quali saranno valutate le offerte. Le procedure d’appalto si esplicano in una o più sedute di gara, che possono essere pubbliche o private.

Di norma pertanto la maggior parte delle attività di espletamento della gara vengono svolte in seduta pubblica, in quanto i principi di pubblicità e di trasparenza dell’azione amministrativa costituiscono principi cardine del diritto comunitario degli appalti.

La pubblicità e il diritto di accesso garantiscono il rispetto del principio di trasparenza, che al contempo costituisce un importante strumento per evitare elusioni del principio di concorrenza ed accordi illeciti o corruttivi.

In seduta pubblica la stazione appaltante provvede a:

• aprire i plichi di gara e verificarne il contenuto
• aprire e valutare le buste amministrative ai fini dell’ammissione dei concorrenti
• aprire l’eventuale busta relativa all’offerta tecnica al solo fine di verificarne il contenuto
• dare lettura dei punteggi dell’offerta tecnica
• aprire le offerte economiche valutandone il contenuto

In seduta privata la stazione appaltante, nel caso di aggiudicazione con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo, provvede a valutare le offerte tecniche attribuendo i relativi punteggi ai concorrenti.

Le procedure di gara possono risolversi in un’unica seduta, spesso nelle gare aggiudicate al minor prezzo, oppure richiedere più sedute, nel caso di gare aggiudicate sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo.

Il Responsabile Unico del Procedimento, figura centrale delle sedute di gara, per prima cosa verifica l’integrità dei plichi consegnati nei termini, accerta che gli stessi siano sigillati e che rispettino quanto prescritto dai documenti di gara.

Poi si procede all’apertura delle buste amministrative ed effettua il controllo sulla documentazione ivi contenuta ai fini dell’ammissione di ogni concorrente.

La verifica sull’ammissione dei concorrenti deve necessariamente avvenire prima dell’apertura delle buste relative all’eventuale offerta tecnica e all’offerta economica, in quanto le determinazioni in merito all’ammissibilità degli offerenti non devono essere in alcun modo condizionate dagli elementi delle offerte presentate.

Una volta conclusa la fase di ammissione/esclusione dei concorrenti, nel caso di gara aggiudicata con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo, sempre in seduta pubblica vengono aperte le buste contenenti la documentazione tecnica al solo fine di prendere atto del relativo contenuto e di verificare l’effettiva presenza dei documenti richiesti dalla documentazione di gara.

La valutazione delle offerte tecniche e l’attribuzione dei relativi punteggi ai concorrenti avviene poi però sempre in una o più sedute riservate e tale compito è svolto dalla commissione giudicatrice appositamente nominata.

Anche in questo caso le valutazioni inerenti l’attribuzione dei punteggi delle offerte tecniche non devono essere in alcun modo condizionate dalle offerte economiche presentate, le quali saranno sempre aperte per ultime.

Completato l’esame delle offerte tecniche da parte della commissione giudicatrice, si procede nuovamente in seduta pubblica dando lettura dei punteggi assegnati e delle relative valutazioni compiute.

Successivamente si procede ad aprire le offerte economiche dando lettura dei ribassi o prezzi offerti.

Viene quindi formulata la graduatoria finale sulla base della somma dei punteggi assegnati per l’offerta tecnica e per l’offerta economica e conseguentemente si procede alla proposta di aggiudicazione.

Ovviamente, nel caso di gara aggiudicata con il criterio del minor prezzo, a seguito dell’ammissione dei concorrenti si procede immediatamente all’apertura delle offerte economiche con aggiudicazione al concorrente che abbia presentato l’offerta migliore.

Di ogni seduta di gara, pubblica o riservata, viene redatto apposito verbale cui la stazione appaltante avrà cura di dare adeguata pubblicità, anche a mezzo di pubblicazione online degli stessi sul proprio profilo di committente.

La stazione appaltante ha l’obbligo di portare preventivamente a conoscenza dei concorrenti il giorno, l’ora e il luogo delle sedute di gara, in modo da garantire loro l’effettiva possibilità di presenziare allo svolgimento delle operazioni di apertura dei plichi pervenuti, atteso che tale adempimento risulta implicitamente necessario ai fini dell’integrazione del carattere di pubblicità della seduta.

Le sedute pubbliche, in quanto tali, sono aperte a tutti.

Tuttavia, per rilasciare validamente dichiarazioni durante la seduta di gara, può essere richiesta la presenza del Legale Rappresentante dell’impresa o di suo delegato munito di apposito atto di delega.

La presenza degli operatori economici alle sedute di gara è importante per due principali ordini di motivi:

• chiarire eventuali dubbi del RUP sulla documentazione presentata dalla propria impresa
• verificare la presenza di eventuali vizi nella documentazione presentata dai concorrenti, nel caso non vengano rilevati dalla stazione appaltante

In tali casi è necessario presentare, al termine della seduta di gara, istanza di accesso agli atti alla stazione appaltante al fine di poter esaminare compiutamente tutta la documentazione presentata dai concorrenti e valutare la possibilità di presentare ricorso dinnanzi al giudice amministrativo avverso il provvedimento inerente la loro ammissione.