La chiusura e la consegna del plico di gara

Appalti & Contratti Imprese ha avviato un nuovo progetto rivolto alle start up e alle piccole e medie imprese, con l’obiettivo di agevolare gli operatori ancora inesperti nell’attività di predisposizione della documentazione di gara, segnalando in modo chiaro e sintetico gli errori da evitare e le possibili opportunità da sfruttare.
Nella rubrica ABC… degli appalti verranno inseriti contributi divulgativi, utili soprattutto a chi voglia cominciare a orientarsi nel mondo della contrattualistica pubblica, ma anche per chi voglia ripercorrere alcune nozioni fondamentali.
In un panorama normativo che, a dispetto dei tentativi di semplificazione, diviene sempre più complesso, ci è sembrato utile ricominciare dalle basi…
Buona lettura!
Avv. Dario Capotorto

La fase di consegna della gara appare la più banale ma può presentare delle problematiche non preventivate.

Preliminarmente è sempre necessario lo studio di tutta la documentazione di gara e in particolare del disciplinare per capire quali siano le modalità ed i tempi di consegna previsti dalla stazione appaltante.
Nello specifico è necessario individuare all’interno della documentazione di gara la sezione “Modalità di presentazione delle offerte” in cui viene indicato:

– quali buste inserire nel plico di gara;
– come chiudere il plico;
– dove e quando consegnarlo.

Quali buste inserire nel plico

Con primo riferimento alle buste che dovranno essere contenute nel plico, queste normalmente risulteranno essere la busta relativa alla documentazione amministrativa, la busta relativa all’offerta tecnica e la busta relativa all’offerta economica.
E’ importante tenere separata la documentazione amministrativa da quella tecnica ed entrambe quest’ultime dall’offerta economica al fine di garantire il principio di segretezza delle offerte.
Infatti la stazione appaltante, nella valutazione della documentazione amministrativa ai fini dell’ammissione dei concorrenti, non deve essere in alcun modo condizionata dalla conoscenza di elementi tecnici o economici dell’offerta. Parimenti per ovvi motivi la valutazione dei progetti tecnici ai fini dell’attribuzione dei relativi punteggi non deve essere condizionata dalla conoscenza del ribasso offerto.

La non corretta separazione della documentazione amministrativa, tecnica ed economica da presentare, come richiesta dalla stazione appaltante, può comportare l’esclusione del concorrente.

 

Come chiudere il plico

Con riguardo alle modalità di chiusura del plico, anche in questo caso è bene seguire le prescrizioni in merito contenute nella documentazione di gara. Normalmente è richiesta la sigillatura del plico con ceralacca o mediante materiale plastico come striscia incollata.
L’uso della ceralacca non è più obbligatorio ma solo alternativo alla chiusura con striscia, anche se ancora in alcune gare è richiesta come unica opzione di sigillatura. E’ inoltre importante apporre sui lembi di chiusura del plico il timbro aziendale e controfirmarlo. Sul plico è inoltre necessario riportare, all’esterno, le informazioni relative all’impresa offerente, quali denominazione o ragione sociale, codice fiscale e/o partita iva, indirizzo sede legale, indirizzo di posta elettronica.

Queste modalità di chiusura del plico devono essere seguite anche per la chiusura delle buste da inserire nel plico stesso.

Tale procedimento è necessario per attestare l’autenticità della chiusura originaria e la provenienza dal mittente, nonché per garantire l’integrità e la non manomissione del plico e delle buste.

La mancata sigillatura del plico e delle buste interne con modalità di chiusura ermetica è causa di esclusione del concorrente dalla procedura di gara.

 

Dove, come e quando consegnare il plico

In merito alla consegna del plico, in primo luogo è bene individuare tempestivamente la scadenza del termine per la consegna dei plichi. Tale indicazione è sempre riportata nel bando di gara oltre che in altri documenti come ad esempio il disciplinare. E’ importante rilevare correttamente data e ora di scadenza al fine di consegnare il plico nei termini.

La presentazione dell’offerta oltre il termine di scadenza è causa di esclusione del concorrente dalla gara.

Altro elemento rilevante ai fini della consegna è il luogo in cui portare i plichi.
L’indirizzo di consegna è indicato nella documentazione di gara e deve essere riportato dall’offerente anche all’esterno del plico. E’ necessario avere attenzione che la consegna del plico avvenga esattamente dove indicato soprattutto quando stazione appaltante e committente non coincidano, come nel caso in cui il committente sia un Comune ma la procedura di gara sia espletata da apposita centrale di committenza diversa dal Comune committente.

Ovviamente la consegna del plico a indirizzo diverso da quello indicato nella documentazione di gara comporta l’esclusione del concorrente.

Infine è importante identificare quali siano le modalità di consegna dei plichi consentite.
Queste sono previste dalla documentazione di gara e normalmente saranno mezzo raccomandata A/R del servizio postale, tramite agenzia di recapito autorizzata o posta celere oppure tramite consegna a mani.
In alcune procedure di gara è però esclusa la facoltà di consegnare i plichi a mano al fine di evitare qualunque possibilità di contatto tra gli offerenti che possa in qualsiasi maniera alterare la concorrenza. In tali casi è necessario ravvisare tempestivamente l’impossibilità della consegna a mano e organizzarsi con le altre modalità consentite che possono però richiedere tempi più lunghi per la presentazione dei plichi.