I 10 errori che l’operatore economico deve evitare nella preparazione di una gara d’appalto

Alcuni errori da evitare quando si presenta una gara d’appalto

La partecipazione alle procedure d’appalto è sempre complessa e piena di insidie per gli operatori economici.
Voglio pertanto porre l’attenzione su alcuni dei possibili errori da evitare quando si presenta una gara, in quanto li ritengo particolarmente significativi.

1. Lettura non completa della documentazione di gara

L’assunto che l’operatore economico debba leggere tutti i documenti di gara predisposti dalla stazione appaltante con la massima attenzione sembra scontato ma nella realtà non sempre lo è. Spesso chi deve predisporre la documentazione di gara si limita a leggere il solo disciplinare, tralasciando la lettura del bando e soprattutto del capitolato. Capita infatti non di rado che alcune disposizioni rilevanti per la presentazione dell’offerta globalmente intesa non siano contenute nel disciplinare ma vadano ricercate in altri documenti di gara. E’ pertanto sempre necessario che chi ha il compito di preparare la documentazione amministrativa ed il plico di gara legga attentamente il bando, il disciplinare ed il capitolato d’appalto, in primis per avere una completa visione d’insieme dell’appalto, ma soprattutto al fine di poter presentare correttamente l’offerta di gara.

2. Impiego di modelli diversi da quelli predisposti dalla stazione appaltante

Per ogni procedura pubblica d’appalto la stazione appaltante, nella maggioranza dei casi, allega alla documentazione di gara i propri modelli di dichiarazioni che devono essere compilati dai concorrenti ai fini dell’ammissione alla gara. E’ sempre consigliato a chi ha il compito di preparare la documentazione amministrativa di utilizzare tali modelli e non dichiarazioni, anche omnicomprensive, proprie. Ciò a ragione del fatto che in sede di apertura delle buste amministrative la stazione appaltante verifica la rispondenza delle dichiarazioni ai propri modelli. Pertanto l’adozione di elaborati difformi da quanto previsto dalla stazione appaltante, in primo luogo è idonea a rendere più frequente il rischio di errori e/o dimenticanze nella preparazione delle dichiarazioni da parte dell’operatore economico. Inoltre può rendere più difficoltosa ed articolata la ricerca delle singole parti di dichiarazioni richieste e la verifica della completezza delle stesse da parte della stazione appaltante in sede di gara.

3. Mancato inserimento nel plico della copia fotostatica del documento di identita’ dei soggetti dichiaranti

Le dichiarazioni relative al possesso dei requisiti richiesti per la partecipazione alle gare sono rese dagli operatori economici mediante dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà concerne stati, qualità personali o fatti a diretta conoscenza dell’interessato. Perché tali dichiarazioni siano valide è necessario allegare la copia fotostatica del documento di identità del dichiarante, in corso di validità. E’ pertanto indispensabile allegare ad ogni dichiarazione la copia del documento del firmatario della stessa. Nel caso più soggetti rendano dichiarazioni, sarà necessario inserire nel plico di gara la copia dei documenti di OGNI dichiarante.

4. Mancata rilettura delle dichiarazioni preparate

Una volta completati i modelli di dichiarazioni in merito al possesso dei requisiti richiesti per la partecipazione alla gara, è importante rileggere attentamente i relativi documenti. Spesso accade infatti che possano essere sfuggiti dei campi da compilare oppure di aver inserito dei dati nel campo sbagliato, così da rendere incomplete le dichiarazioni. Può accadere inoltre di aver indicato per errore dati e circostanze sbagliate all’interno di dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, con l’effetto di rendere una falsa dichiarazione nell’ambito di una procedure ad evidenza pubblica. Al fine di evitare tali spiacevoli inconvenienti e i conseguenti effetti negativi è importante che chi ha il compito di preparare la documentazione amministrativa abbia sempre cura di rileggere le dichiarazioni predisposte prima di inserirle nel plico di gara. Ove possibile può risultare utile una rilettura da parte di una persona diversa da quella che ha redatto i documenti.

5. Mancato pagamento del contributo all’Anac

Ai fini della partecipazione ad una procedura di gara, come previsto dall’art. 1, comma 67, Legge n.  266/2005, è dovuta la corresponsione del contributo all’Autorità Nazionale Anticorruzione ai fini della copertura dei costi relativi al proprio funzionamento. La norma infatti prevede l’obbligo di versamento del contributo da parte degli operatori economici quale condizione di ammissibilità dell’offerta. Il valore del contributo da versare è variabile in relazione all’importo posto a base di gara ed attualmente per la gare di valore inferiore ad euro 150.000,00 non è dovuto dagli operatori economici. Pertanto per appalti di valore pari o superiore ad euro 150.000,00 il versamento all’Autorità è sempre dovuto. Tale obbligo permane anche nel caso in cui la disciplina di gara non preveda espressamente l’attestazione del versamento del contributo tra i documenti da inserire nella documentazione amministrativa. Pertanto l’operatore economico dovrà aver sempre cura di pagare il contributo all’ANAC, inserendo nel plico gara il relativo attestato di avvenuto pagamento, per le gare di valore pari o superiore ad euro 150.000,00, a prescindere dal fatto che ciò venga espressamente richiesto dalla stazione appaltante nella documentazione di gara.

6. Mancata specifica indicazione delle risorse oggetto del contratto di avvalimento

Nel caso in cui l’operatore economico debba ricorrere all’istituto dell’avvalimento per soddisfare la richiesta di uno o più requisiti previsti dal bando di gara, è necessario che il contratto di avvalimento sia conforme alle previsioni normative che lo disciplinano. In particolare la norma richiede che il contratto di avvalimento contenga, a pena di nullità, la specificazione dei requisiti forniti e delle risorse messe a disposizione dall’impresa ausiliaria. E’ onere pertanto dell’impresa concorrente dimostrare che l’impresa ausiliaria non si impegna astrattamente a prestare il requisito richiesto ma assume l‘impegno di mettere a disposizione dell’impresa concorrente le proprie risorse e il proprio apparato organizzativo, in tutte le parti che giustificano l’attribuzione del requisito. In concreto il contratto di avvalimento deve dettagliare in modo determinato e specifico i mezzi e le risorse con cui si concreti l’avvalimento stesso. Il riferimento alle risorse oggetto del contratto di avvalimento non deve essere generico ma deve tradursi in un indice analitico e dettagliato delle stesse.

7. Mancata indicazione delle parti di servizio che saranno eseguite dai componenti del r.t.i.

Nel caso in cui più operatori economici ritengano opportuna la partecipazione comune ad una procedura di gara attraverso l’istituto del raggruppamento temporaneo di imprese, nell’offerta deve essere dettagliata la ripartizione delle prestazioni d’appalto all’interno del raggruppamento. In concreto è necessario inserire all’interno della documentazione amministrativa una dichiarazione in cui vengono specificate le parti del servizio che saranno eseguite dai singoli operatori economici. E’ possibile alternativamente sintetizzare in quote percentuali la partecipazione dei singoli componenti oppure elencare analiticamente le prestazioni o le parti di essi che saranno eseguite da ogni componente del raggruppamento.

8. Elaborazione del progetto tecnico secondo un indice difforme da quello indicato dalla documentazione di gara

Nella predisposizione del progetto tecnico è importante attenersi strettamente alle indicazioni previste dalla documentazione di gara in relazione alle modalità di presentazione dell’offerta tecnica. In particolare vengono individuati dalla stazione appaltante i criteri di valutazione dell’offerta tecnica, che dovranno essere l’indice dei capitoli di cui si compone il progetto tecnico presentato dal concorrente. Inoltre possono essere limitate le pagine di cui deve essere composto l’elaborato tecnico, con indicazione di particolari caratteri di scrittura. Nei casi di tali limitazioni, il numero di pagine dedicato a ciascun capitolo deve essere ponderato in base al peso del punteggio che gli viene assegnato dalla stazione appaltante. Deve pertanto essere evitata la preparazione del progetto tecnico con indice diverso da quello fissato dalla documentazione di gara e comunque, più in generale, senza tener conto delle specifiche previsioni in merito della stazione appaltante.

9. Mancata indicazione nell’ambito dell’offerta economica degli oneri di sicurezza e/o del costo della manodopera

Nel documento che costituisce l’offerta economica del concorrente, oltre alla percentuale di ribasso offerto l’operatore economico deve indicare alla stazione appaltante altri due elementi di carattere economico. In primo luogo nell’offerta economica l’operatore deve indicare i propri costi aziendali concernenti l’adempimento delle disposizioni in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. Tali costi sono soggetti a ribasso e si distinguono dagli oneri da interferenza che sono invece scorporati dal costo dell’importo assoggettato al ribasso. Inoltre l’operatore nell’offerta economica deve indicare, oltre agli oneri aziendali, anche i propri costi della manodopera, ossia relativi al personale da impiegare sull’appalto. Pertanto l’offerente non deve mai dimenticare o omettere di specificare nell’offerta economica gli oneri aziendali e i propri costi della manodopera, anche nel caso in cui il modello predisposto dalla stazione appaltante non abbia previsto appositi campi in merito.

10. Mancata sigillatura del plico di gara e/o mancata indicazione degli elementi essenziali per individuare il concorrente

Ai fini di una corretta consegna del plico di gara è necessaria la sigillatura dello stesso con ceralacca o mediante materiale plastico come striscia incollata. E’ inoltre importante apporre sui lembi di chiusura del plico il timbro aziendale e controfirmarlo. Sul plico è inoltre necessario riportare all’esterno le informazioni relative all’impresa offerente, quali denominazione o ragione sociale, codice fiscale e/o partita iva, indirizzo sede legale, indirizzo di posta elettronica. Tale procedimento deve essere sempre seguito dall’operatore economico in fase di chiusura dell’offerta ed è necessario per attestare l’autenticità della chiusura originaria e la provenienza dal mittente, nonché per garantire l’integrità e la non manomissione del plico.