Il sistema degli acquisti sul Mepa nella release 2022: guida operativa sulle nuove modalità di negoziazione

Con la nuova release di maggio 2022, la Piattaforma “MEPA” presenta un ventaglio di nuove funzionalità molto più ampio rispetto al precedente nell’ottica di semplificare sempre di più l’attività delle Stazioni Appaltanti.

Attraverso una grafica rinnovata e un servizio di supporto on line sul modello “WIKI”, il nuovo Portale consente di procedere ai propri affidamenti con maggiore facilità utilizzando – accanto all’acquisto tramite cataloghi elettronici – ben 4 tipologie di Richieste di offerta (RDO):

• la Trattativa diretta: la stazione appaltante negozia con un solo operatore economico nell’ambito di un affidamento diretto;
• il Confronto di preventivi: la stazione appaltante ha la possibilità di richiedere un preventivo offerta a più operatori economici;
• la RDO semplice: si tratta di una vera e propria negoziazione, più strutturata, da gestire con il criterio del prezzo più basso;
• la RDO evoluta: è la tipologia di negoziazione più complessa, attraverso la quale è possibile gestire anche gare a lotti e con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa.

 

Per la scelta tra le diverse opzioni presenti a sistema, la stazione appaltante deve tener conto che le 4 tipologie di RDO presentano un livello crescente di complessità come schematicamente riportato nella figura sottostante:

 

 

In particolare, in base all’esigenza del singolo acquisto, la stazione appaltante dovrà individuare preliminarmente la tipologia più adatta fermo restando che è sempre possibile utilizzare il processo di negoziazione più strutturato per gestire anche affidamenti di piccolo importo e/o senza particolare complessità.

Va evidenziato, sin da subito, che a differenza della precedente versione, la stazione appaltante ha la possibilità di creare delle “procedure tipo” ovvero con determinate caratteristiche (esempio: struttura documenti busta amministrativa, richiesta oneri aziendali sicurezza e costi manodopera ex art.95 co.10 Codice, formule matematiche, divisioni in lotti ….) e di utilizzare le stesse – tramite la funzione copia – per più procedure anche se riferite ad ambiti merceologici differenti.

Tale flessibilità è legata alla nuova metodologia di creazione della RDO: sul vecchio Portale, la stazione appaltante doveva procedere a caricare la RDO partendo dall’individuazione della categoria merceologica e, pertanto, non era possibile utilizzare la funzione copia se l’acquisto successivo avesse avuto un oggetto rientrante in altra categoria di abilitazione pur avendo le stesse caratteristiche, esempio il criterio di aggiudicazione. Diversamente, con la nuova release, la scelta della categoria di abilitazione (anche tramite la scelta del CPV) avviene durante la creazione della RDO; nell’ipotesi di due gare simili ma con oggetto differente, è possibile utilizzare la funzione “copia”: in questo modo saranno ereditate tutte le impostazioni della prima gara e la stazione appaltante dovrà semplicemente modificare la categoria merceologica in base all’oggetto del nuovo affidamento.

Inoltre, in fase di creazione di ciascuna RDO, la stazione appaltante deve indicare, tra l’altro, anche la tipologia di procedura che si intende espletare selezionando tra diverse opzioni “giuridiche” precaricate in un menù a tendina; nello specifico, per garantire un’ampia modularità del sistema è prevista l’opzione “Altro” che potremmo definire “jolly”: selezionando tale opzione, infatti, viene visualizzato un nuovo campo vuoto al cui interno la stazione appaltante può indicare un diverso riferimento normativo (si pensi, ad esempio, alle nuove procedure di gara “emergenziali” introdotte dal Decreto Semplificazione).

A livello operativo, si riportano le specifiche caratteristiche delle singole tipologie di negoziazione:

Trattativa diretta

• Si negozia con un fornitore (quindi solo ad invito);
• Non è prevista indicazione di lotti;
• Offerta economica sempre a corpo;
• Formulazione dell’offerta economica: Percentuale a ribasso – Valore economico (euro);
• Non è prevista la cd “Scheda di prodotto”; la stazione appaltante può inserire le caratteristiche del proprio acquisto utilizzando il campo “Descrizione” ovvero allegando direttamente a sistema uno o più file (esempio: capitolato, scheda tecnica …);
• Una sola categoria di riferimento anche se con più CPV; è possibile, comunque, richiedere un preventivo anche per attività secondarie connesse alla prestazione principale;
• Documento di default: Offerta Economica; è possibile aggiungere altri documenti;
• Stipula con documento della PA (no generato da sistema).

Confronto preventivi

• Può coinvolgere più fornitori;
• Sempre e solo ad inviti;
• Non è prevista indicazione di lotti;
• Non è prevista una classifica dei preventivi pervenuti;
• Offerta economica sempre a corpo;
• Formulazione dell’offerta economica: Percentuale a ribasso – Valore economico (euro);
• Non è prevista la cd “Scheda di prodotto”; la stazione appaltante può inserire le caratteristiche del proprio acquisto utilizzando il campo “Descrizione” ovvero allegando direttamente a sistema uno o più file (esempio: capitolato, scheda tecnica …);
• Una sola categoria di riferimento anche se con più CPV;
• Documento di default: Offerta Economica;
• Non è prevista la gestione della seduta pubblica “virtuale”;
• Stipula con documento della PA (no generato da sistema).

RDO semplice

• Può coinvolgere più fornitori;
• Sia ad inviti che aperta;
• Il sistema predispone la classifica delle offerte;
• Solo a lotto unico;
• Solo al MINOR PREZZO;
• Formulazione dell’offerta economica: Percentuale a ribasso – Valore economico (euro);
• La gestione dell’esclusione automatica delle offerte anomale deve avvenire fuori piattaforma; in fase di caricamento, la stazione appaltante ha solo la possibilità di darne evidenza selezionando un apposito campo;
• Senza scheda tecnica, requisito libero (note o documentazione);
• Una sola categoria di riferimento anche se con più CPV;
• Documenti di default: Offerta Economica e Dichiarazione Sostitutiva di partecipazione;
• È prevista la gestione della seduta pubblica “virtuale”; in fase di caricamento, nei campi “Data e ora di svolgimento della prima seduta pubblica” è possibile inserire la data e l’ora in cui avrà luogo la prima seduta pubblica di esame delle offerte; la compilazione di questi campi è facoltativa;
• Stipula con documento generato dal sistema o della PA; è possibile individuare anche più soggetti che stipulano il contratto.[1]

RDO evoluta

• Può coinvolgere più fornitori;
• Sia ad inviti che aperta;
• Il sistema predispone la classifica delle offerte;
• Anche a più lotti (con criteri di aggiudicazione anche diversi);
• A MINOR PREZZO o MIGLIOR RAPPORTO QUALITA’ PREZZO;
• Formulazione dell’offerta economica: Percentuale a ribasso – Valore economico (euro);
• Nell’ambito degli affidamenti con il criterio dell’OEPV è possibile inserire a sistema anche parametri tecnici con valutazione automatica (Tabellare / quantitativa);
• Anche con CPV di diverse categorie su stesso lotto;
• Requisito esprimibile in più modi (Modelli, scheda, documentazione);
• Documenti di default: Offerta Economica e Dichiarazione Sostitutiva di partecipazione;
• Si imposta non su un’unica schermata ma navigando nei tab specifici (Dati specifici, Lotti, Documentazione, Inviti, Comunicazioni);
• È prevista la gestione della seduta pubblica “virtuale”; in fase di caricamento, nei campi “Data e ora di svolgimento della prima seduta pubblica” è possibile inserire la data e l’ora in cui avrà luogo la prima seduta pubblica di esame delle offerte; la compilazione di questi campi è facoltativa;
• Stipula con documento generato dal sistema o della PA; è possibile individuare anche più soggetti che stipulano il contratto.[2]

 

Al fine di fornire ai singoli RUP uno strumento operativo nella scelta della procedura di gara da attivare,  si  propone di seguito un quadro sinottico delle 4 tipologie di RDO:

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[1] È possibile inserire fino ad un numero massimo di 10 soggetti stipulanti.

[2] È possibile inserire fino ad un numero massimo di 10 soggetti stipulanti.

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