L’ufficio gare è un comparto aziendale molto importante poiché per tanti operatori economici rappresenta lo strumento principale di acquisizione delle commesse di lavoro
Tale sua rilevante funzione si collega strettamente alla delicatezza del lavoro che lo stesso ha il compito di svolgere.
Il mondo degli appalti pubblici è un settore complesso ed articolato e l’aggiudicazione di una gara dipende da una serie di diversi aspetti collegati all’appalto che l’operatore economico ha saputo affrontare e gestire con successo.
E’ molto importante quindi che ogni ufficio gare, al fine di affrontare correttamente tutti gli appalti a cui deve partecipare l’impresa, si doti di procedure interne che consentano un approccio sistematico alle gare, così da garantire sempre l’adozione di un unico corretto meccanismo di lavorazione.
Inoltre la proceduralizzazione del lavoro consente di costituire la corretta matrice di responsabilità all’interno dell’ufficio, così che sia chiaro il chi fa cosa per ognuna delle risorse impiegate nello stesso, con precisi compiti e relative responsabilità in capo ad ognuno.
Infine l’adozione di specifiche procedure rende più semplice il controllo, sia interno che esterno, in merito alla correttezza e completezza nello svolgimento delle attività previste, dando eventualmente modo di apportare tempestivamente i necessarie correttivi.
La partecipazione ad una procedura di gara è considerabile a tutti gli effetti come un progetto, in quanto è un’attività unica, complessa, con durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo, con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità.
L’unicità è data dal fatto che ogni appalto è diverso per caratteristiche specifiche (oggetto, territorialità, valore, durata, ecc.) dagli altri.
La complessità dipende dall’insieme di attività che l’ufficio deve compiere per presentare l’offerta (documentazione amministrativa, relazione tecnica, offerta economica con relativo business plan).
La determinatezza della durata è data dalla scadenza inderogabile propria di ogni appalto.
L’obiettivo da raggiungere è ovviamente l’aggiudicazione.
L’ufficio gare, per la partecipazione ad ogni appalto, ha un triplice vincolo imposto dalla direzione aziendale di costi, tempi e qualità, in quanto deve presentare l’offerta entro i tempi richiesti, realizzandola con le risorse aziendali (personale) assegnate di volta in volta, e secondo gli standard qualitativi attesi e necessari a conseguire l’aggiudicazione.
Il concetto di progetto è per definizione il frutto del lavoro di un team, il risultato dell’impiego di professionalità diverse per il raggiungimento di un obiettivo comune. La sua tipica rappresentazione grafica è orizzontale, perché deve essere in grado di coinvolgere e integrare più risorse.
Per realizzare progetti è pertanto necessario un vero lavoro di team che coinvolga in primo luogo e a tempo pieno tutte le persone stabilmente impiegate nell’ufficio gare, ma anche, con impegno parziale, altre risorse aziendali (ufficio tecnico, ufficio personale, informatico, ecc).
Il lavoro del team non deve essere mai a compartimenti stagni, ma ogni attività deve comunicare con le altre nell’ottica di un progetto omogeneo.
Date le macro attribuzioni, ogni membro del team sarà coinvolto in tutti i processi di progetto e ne avrà in ogni caso conoscenza.
Il lavoro di progetto va strutturato specificamente articolandolo nelle singole attività, secondo i 5 processi continui propri della progettazione:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Controllo
- Chiusura
Tali processi sono dinamici, nel senso che possono essere rivisti e corretti fino alla conclusione del progetto, e sovrapponibili, nel senso che non sono a step o a compartimenti stagni ma possono essere svolti anche in parallelo.
Alla fine di ogni gara è opportuno organizzare una riunione di fine progetto con tutto il team di lavoro, in cui viene svolta una analisi critica costruttiva sull’iter realizzativo, analizzando gli aspetti positivi e negativi dell’attività, redigendo e archiviando le lezioni apprese (lessons learned), al fine di non ripetere in futuro gli stessi errori.
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